Onkostendeclaraties

ICOMOS Nederland geeft onder bepaalde voorwaarden een vergoeding voor reizen die bestuursleden en leden in relatie tot ICOMOS aangelegenheden maken. 

Voorwaarde is dat het binnen het budget van ICOMOS Nederland mogelijk is. 

Voor de vergoeding gelden bepaalde regels en voorwaarden. Deze staan hieronder. 

De vergoeding geschiedt enkel door verantwoording via het bestaande declaratieformulier. 

Bewijsstukken (zoals bonnen, rekeningen, kilometeradministratie) voor de kosten zijn noodzakelijk. Zonder bewijsstukken is er geen uitbetaling mogelijk. 

• De meerwaarde van de reis voor ICOMOS Nederland moet duidelijk zijn; het bestuurslid gaat erheen vanuit de functie als bestuurslid, dan wel ten behoeve van een voor ICOMOS Nederland uit te voeren bestuurstaak (genomen bestuursbesluit). 

   

• Er is enkel een vergoeding voor de noodzakelijke reis- en verblijfperiode. Voor een eendaagse bijeenkomst wordt enkel bij uitzondering een overnachting vergoed (genomen bestuursbesluit). 

   

• Enkel daadwerkelijk gemaakte kosten worden vergoed. Er wordt gewerkt met de overheidsnormen met betrekking tot  kosten buitenlandse dienstreizen met betrekking tot het maximum bedrag (https://www.p-direkt.nl/informatie-rijkspersoneel-2020/financien/vergoedingen-en-toelagen/buitenlandse-dienstreis/vergoeding-verblijf--en-bijkomende-kosten-buitenlandse-dienstreis). 

   

• Er is enkel vergoeding voor die kosten die niet al op een andere wijze vergoed worden (aangeboden lunches, diners, etc.). Het bestuurslid moet deze van de declaratie aftrekken. 

   

• De reis- en verblijfkosten moeten zo laag mogelijk zijn. Voor de auto betekent dit dat het om een directe route moet gaan. De vergoeding is € 0,23 per kilometer. Voor het OV geldt een vergoeding van het tweede klas tarief, of voor vliegtickets het economisch tarief. Eventuele meerkosten, bijvoorbeeld voor eerste klas in het OV of economy comfort voor vliegtickets, zijn voor eigen rekening. Als aantoonbaar is dat door onnodig lang wachten met boeken van bijvoorbeeld een vliegticket er een hogere prijs betaald moet worden, kan er gekort worden op de vergoeding. 

   

• Er is een meldplicht van de ontvangst van vergoedingen van andere organisaties. Deze vergoedingen worden ingehouden op het totaalbedrag.

   

• Voor reizen binnen Europa geldt een maximale totaalvergoeding van € 600 tenzij er zwaarwegende redenen zijn om hierover heen te gaan. 

   

• Voor een internationale bijeenkomst geldt dat in principe één (bestuurs)lid gaat, tenzij het bestuur heeft beslist dat er meerdere bestuursleden gaan om inhoudelijke redenen. De driejaarlijkse General Assembly van ICOMOS is hierop een uitzondering gezien de taken die het (dagelijks) bestuur daar heeft.

• Het is mogelijk om een vergoeding te krijgen voor het bijwonen van een bijeenkomst van een International Scientific Committee (ISC) als men daar lid van is.

   

• Leden, die een presentatie houden, of een aantoonbare inhoudelijke bijdrage leveren, voor een ISC of andere ICOMOS-bijeenkomst of gerelateerd gremium kunnen in aanmerking komen voor een vergoeding. 

   

• De meerwaarde van de reis voor ICOMOS Nederland moet duidelijk zijn;  er moet ten allen tijde sprake zijn van een inhoudelijke bijdrage aan de bijeenkomst of studiereis.

   

• Alle verzoeken voor een vergoeding  moeten minimaal acht weken voorafgaand aan het uitvoeren van de taak, of zo veel eerder als mogelijk, bij het secretariaat ingediend zijn. De aanvraag dient te bestaan uit:

  • een motivatie (pdf);
  • een curriculum vitae (pdf);
  • een gespecificeerd budget met de verwachte uitgaven.

   

• Leden kunnen maximaal drie maal in een periode van tien jaar een aanvraag voor vergoeding doen. De tien jaar gaat in bij de eerste toekenning.

   

• Er is enkel een vergoeding voor de noodzakelijke reis- en verblijfperiode. 

   

• Enkel daadwerkelijk gemaakte kosten worden vergoed. Er wordt gewerkt met de overheidsnormen met betrekking tot  kosten buitenlandse dienstreizen met betrekking tot het maximum bedrag. 

   

• Er is enkel vergoeding voor die kosten die niet al op een andere wijze vergoed worden (aangeboden lunches, diners, etc.)

   

• De reis- en verblijfkosten moeten zo laag mogelijk zijn. Voor de auto betekent dit dat het om een directe route moet gaan. De vergoeding is € 0,23 per kilometer. Voor het OV geldt een vergoeding van het tweede klas tarief, of voor vliegtickets het economisch tarief. Eventuele meerkosten, bijvoorbeeld voor eerste klas in het OV of economy comfort voor vliegtickets, zijn voor eigen rekening. Als aantoonbaar is dat door onnodig lang wachten met boeken van bijvoorbeeld een vliegticket er een hogere prijs betaald moet worden, kan er gekort worden op de vergoeding. 

   

• Er is een meldplicht van de ontvangst van vergoedingen van andere organisaties. Deze vergoedingen worden ingehouden op het totaalbedrag.

   

• Tijdens de bijeenkomst of studiereis wordt het lid verzocht content aan te leveren voor de social media van ICOMOS Nederland (via de webmaster). 

   

• Na afloop van de bijeenkomst of studiereis moet er een kort verslag voor de website en/of nieuwsbrief worden aangeleverd (via de webmaster). 

   

• In overleg met het bestuur en de lezingencommissie kan er een verzoek gedaan worden voor een bijdrage aan de lezingenreeks van de Vereniging.

   

• De maximale vergoeding bedraagt € 600

Indien gewenst, zal het bestuur jaarlijks het beleid voor onkostendeclaraties evalueren en, waar nodig, actualiseren.