Onkostendeclaraties

Onderstaande wordt daarbij in acht genomen als het bestuursleden betreft:

• Er geldt een vaste reisvergoeding voor meerdaagse reizen binnen Europa ad € 450 per bestuurslid per reis buiten Nederland.
• Deze vergoeding geldt niet voor meerdaagse reizen naar Duitsland en België, tenzij de kosten aantoonbaar hoger zijn.
• Voor eendaagse reizen naar Duitsland en België geldt enkel een vergoeding voor vervoer plus eventueel noodzakelijk genoten maaltijd.
• Voor reizen buiten Europa kan een hoger bedrag worden afgesproken afhankelijk van de werkelijk te maken (reis)kosten. Een eventuele hogere vergoeding dient wel in de pas te lopen met hetgeen gebruikelijk is bij andere internationale organisaties en kan de reisregeling van het Ministerie van Buitenlandse Zaken niet overschrijden. De vergoeding kan een afgerond bedrag zijn en als het eenmaal door het bestuur is vastgesteld (bijv. voor Australië), geldt het voor de komende jaren voor reizen naar dat continent totdat het bestuur anders beslist.
• Het is een vereiste dat het bestuurslid er wel vanuit zijn functie als bestuurslid, dan wel ten behoeve van een voor ICOMOS-NL uit te voeren bestuurstaak (bijv. om ICOMOS-NL bij een international committee te vertegenwoordigen) de reis maakt.
• Voor een internationale bijeenkomst geldt dat in principe één (bestuurs)lid gaat, tenzij het bestuur heeft beslist dat er meerdere bestuursleden gaan (daar kan goede reden toe zijn, zoals het inbrengen van een maximumaantal stemgerechtigden bij de driejaarlijkse General Assembly of internationale afstemming bij de Euro Group Meeting).

Onderstaande wordt daarbij in acht genomen als het leden van ICOMOS-NL, niet zijnde bestuursleden, betreft:

• Voor leden die een taak uitvoeren namens het bestuur van ICOMOS-NL (bijv. als vertegenwoordiger van ICOMOS-NL bij een internationaal comité (ISC) geldt eveneens deze regeling. Wel dient het lid een verzoek minimaal drie weken voorafgaand aan het uitvoeren van de taak in te dienen bij het secretariaat en aan het bestuur te melden.
• Leden, die een presentatie houden of een aantoonbare inhoudelijke bijdrage leveren, voor een ISC of andere ICOMOS-bijeenkomst of gerelateerd gremium kunnen, mits het budget toereikend is, in aanmerking komen voor een bijdrage in de reiskosten: dat is geen recht maar is bedoeld als een aansporing, een en ander ter beoordeling van het bestuur en evenals de hoogte van de bijdrage (bijv. voor Emerging Professionals zal het bestuur eerder geneigd zijn een bijdrage te geven). Dit dient eveneens minimaal drie weken voorafgaand aan het uitvoeren van de taak te worden ingediend bij het secretariaat, waarna de secretaris het verzoek ter beoordeling aan de bestuursleden rondstuurt.

Indien gewenst, zal het bestuur jaarlijks het beleid voor onkostendeclaraties evalueren en, waar nodig,
actualiseren.

In ieder geval worden de volgende onkosten vergoed:

• Kosten van verblijf in een standaardkamer in een 3- of 4-sterren hotel (of gelijkwaardig geprijsd)
• Kosten voor maaltijden, drankjes en ‘zakelijke’ bijeenkomsten
• Kosten van vervoer (in binnen- en buitenland):
    - Openbaar vervoer (trein 2e klasse)
    - Eigen auto (€ 0,19c per kilometer)
    - Taxi (in Nederland alleen in uitzonderlijke situatie)
    - Vliegtickets (economy class)
• Kosten van overbagage die op verzoek van het bestuur wordt meegenomen en/of onkosten voor verzending van goederen
• Importkosten en andere douaneheffingen (voor materiaal van ICOMOS Nederland)
• Kosten van noodzakelijke visa

Alle overige kosten (excursies, theaterbezoek, preventieve medicatie e.d.) zijn voor eigen rekening.
In geval van twijfel beslist, na consultatie van de Kascontrolecommissie, het bestuur van ICOMOS
Nederland.

*Indien (bestuurs)leden uit hoofde van hun functie bij een organisatie, hun werkgever of van derden reeds een
vergoeding ontvangen, zal deze in mindering worden gebracht op de onkostenvergoeding van ICOMOS
Nederland.

Het bestuur van ICOMOS Nederland heeft besloten om de volgende procedure in acht te nemen voor
bijzondere projecten of andere uitgaven die groter zijn dan 1.000 euro en niet passen bij de normale uitgaven
van de vereniging.

1. Onderbouwd voorstel (inclusief budgettering en vaststelling van bevoegdheden) wordt ingediend minimaal drie weken voor een bestuursvergadering
2. Voorstel wordt door een gekwalificeerde meerderheid in het bestuur overgenomen (of verworpen), eventueel met aanpassingen
3. Bij de vaststelling van bevoegdheden zal expliciet worden stilgestaan bij het vermijden van eventuele vermenging van verantwoordelijkheden (zoals uitvoering en toezicht bij één persoon)
4. In principe wordt het bestuur ieder kwartaal schriftelijk op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen door projectverantwoordelijke (na raadpleging van en met commentaar van de Kascommissie)
5. Bij de afronding van het project presenteert de projectverantwoordelijke een verslag van het project met onder andere:
        a. Behaalde resultaat (positief, negatief)
        b. Toelichting op het project met verklaringen voor (financiële) mee- en tegenvallers
        c. Verslag van de Kascommissie
        d. Verzoek tot decharge